Zo bereid je je kliniek voor op een IGJ-bezoek
Een inspectiebezoek verloopt zelden zoals klinieken verwachten. De inspecteur komt niet om je protocollen te lezen — die had zij vooraf al kunnen opvragen. Zij komt kijken of de praktijk overeenkomt met wat er op papier staat. Dat verschil is waar het bijna altijd op vastloopt.
Het toetsingskader particuliere klinieken is opgebouwd rond acht thema's. Hieronder per thema: waar de inspectie op let, welke documenten klaar moeten liggen en welke fout we het vaakst tegenkomen.
Hoe een bezoek verloopt
Een bezoek kan aangekondigd of onaangekondigd zijn. In beide gevallen ziet de dag er ongeveer zo uit: een gesprek met de bestuurder of medisch eindverantwoordelijke, gesprekken met behandelaars en ondersteunend personeel, een rondgang door de behandelruimtes, en inzage in een steekproef van dossiers.
De inspecteur vraagt tijdens die rondgang aan een medewerker wat zij doet bij een acute complicatie, wie de achterwacht is, en waar het protocol staat. Als het antwoord "dat weet ik niet precies, dat regelt de dokter" is, telt dat zwaarder dan een perfect geschreven protocol.
Na afloop volgt een rapport met eventuele verbetermaatregelen en een termijn. Bij ernstige tekortkomingen kan de inspectie doorpakken naar een aanwijzing, een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete.
Thema 1: Bestuurlijke verantwoordelijkheid
Waar de inspectie op let: wie eindverantwoordelijk is voor de kwaliteit van zorg, hoe die persoon stuurt, en of het bestuur zicht heeft op risico's.
Klaarleggen: organogram, functieomschrijving medisch eindverantwoordelijke, kwaliteitsjaarverslag, notulen van kwaliteitsoverleg, jaarplan met kwaliteitsdoelen, uitkomsten van de aangeleverde kwaliteitsindicatoren.
Meest gemaakte fout: de eigenaar is ook medisch eindverantwoordelijke, maar er is nergens vastgelegd wat die rol inhoudt of hoe er wordt gestuurd. "Ik zie alles wel" is geen sturingsmechanisme.
Thema 2: Professionaliteit
Waar de inspectie op let: zijn behandelaars aantoonbaar bevoegd én bekwaam, en houden zij dat bij.
Klaarleggen: personeelsdossiers met BIG-registratiechecks en datum, diploma's, bekwaamheidsverklaringen per handeling, scholingsoverzicht, VOG's, vergewisverklaringen, delegatieprotocol, achterwachtregeling.
Meest gemaakte fout: wel cursuscertificaten, geen bekwaamheidsverklaring. Een certificaat toont scholing aan; de verklaring toont het oordeel van de opdrachtgever aan dat deze persoon deze handeling hier zelfstandig mag uitvoeren.
Thema 3: Kwaliteit en veiligheid
Waar de inspectie op let: of er een werkend kwaliteitssysteem is, en of er daadwerkelijk geleerd wordt van wat er misgaat.
Klaarleggen: kwaliteitshandboek met documentbeheer en revisiedata, VIM-procedure, VIM-jaaroverzicht met analyse en verbetermaatregelen, complicatieregistratie, klachtenregeling en klachtenoverzicht, aansluitbewijs geschilleninstantie, risico-inventarisatie.
Meest gemaakte fout: nul VIM-meldingen in een jaar. Dat leest de inspectie niet als "er gaat nooit iets mis", maar als "hier wordt niet gemeld".
Thema 4: Dossiervorming
Waar de inspectie op let: of de dossiers voldoen aan de WGBO en of het zorgproces erin terug te lezen is.
Klaarleggen: dossiersjablonen, informed consent-formulieren per behandeling, behandelovereenkomst, autorisatiematrix in het EPD, protocol bewaren en vernietigen.
Meest gemaakte fout: de indicatiestelling ontbreekt. Er staat wél wat er is gedaan, niet waarom het geïndiceerd was en welke alternatieven zijn besproken.
Thema 5: Zorgproces
Waar de inspectie op let: of het traject van intake tot nazorg beschreven en beheerst is, inclusief overdracht en bereikbaarheid.
Klaarleggen: behandelprotocollen per behandeling, intakeprotocol, protocol bedenktijd en toestemming, nazorginstructies, bereikbaarheidsregeling buiten openingstijden, verwijs- en overdrachtsafspraken, protocol acute complicaties.
Meest gemaakte fout: nazorg is mondeling. De patiënt krijgt instructies mee bij het weglopen, maar er is geen schriftelijke nazorginstructie en geen vastgelegd telefoonnummer voor buiten kantooruren.
Thema 6: Infectiepreventie
Waar de inspectie op let: hygiëne in de praktijk, niet op papier. Reiniging, desinfectie, sterilisatie, persoonlijke beschermingsmiddelen, afvalstromen.
Klaarleggen: infectiepreventieprotocol conform de geldende richtlijnen, reinigings- en desinfectieschema met afvinklijsten, sterilisatielogboek met validatiegegevens, protocol prikaccidenten, vaccinatiebeleid medewerkers, afvalprotocol.
Meest gemaakte fout: de autoclaaf draait wel maar wordt niet aantoonbaar gevalideerd, of de logboeken zijn maanden achter.
Thema 7: Medicatieveiligheid
Waar de inspectie op let: de hele keten van inkoop tot toediening en registratie.
Klaarleggen: medicatieprotocol, inkoopfacturen met herkomst, voorraadregistratie met lotnummers en houdbaarheidsdata, temperatuurregistratie van de koelkast, protocol voor opiaten en noodmedicatie, registratie van toediening per patiënt.
Meest gemaakte fout: geen temperatuurregistratie of een koelkast die alleen "af en toe wordt gecheckt". En: producten waarvan de herkomst niet te reconstrueren is.
Thema 8: Medische technologie
Waar de inspectie op let: of apparatuur veilig is, onderhouden wordt en alleen wordt bediend door mensen die daarvoor bekwaam zijn.
Klaarleggen: apparatuurregister met serienummers, onderhouds- en kalibratiecontracten met uitgevoerde beurten, gebruikershandleidingen, bekwaamheidsverklaringen per apparaat, laserveiligheidsprotocol met aangewezen laserveiligheidsdeskundige, registratie van storingen.
Meest gemaakte fout: een tweedehands gekocht laserapparaat zonder onderhoudshistorie en zonder aantoonbare instructie van de gebruikers.
De week voor het bezoek
Als je bezoek is aangekondigd, doe dan in deze volgorde:
- Trek een steekproef van tien dossiers en toets ze tegen de WGBO-eisen. Wat je nu vindt, vindt de inspecteur ook.
- Loop het documentenregister na op revisiedata. Een protocol met revisiedatum 2021 is een zichtbaar signaal.
- Test je team. Vraag drie medewerkers waar het protocol acute complicaties staat en wie de achterwacht is vandaag.
- Controleer de logboeken: sterilisatie, koelkasttemperatuur, apparatuuronderhoud. Vul niets met terugwerkende kracht in — dat wordt gezien en het is erger dan een gat.
- Leg alles fysiek klaar in één map of één duidelijke digitale structuur.
De ochtend van een onaangekondigd bezoek
Blijf rustig en werk deze punten af: vraag om legitimatie, bel direct de medisch eindverantwoordelijke, wijs één begeleider aan, en zet lopende behandelingen niet stil tenzij de inspecteur daarom vraagt. Wees open. Zeg "dat weet ik niet, ik zoek het op" in plaats van iets aannemelijks te verzinnen — een onjuist antwoord kost meer dan een eerlijk gat.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak komt de IGJ langs bij een particuliere kliniek? Er is geen vaste frequentie. Bezoeken volgen uit risicosignalen, meldingen, aangeleverde kwaliteitsindicatoren of thematisch toezicht.
Moet ik kwaliteitsindicatoren aanleveren? Klinieken leveren jaarlijks kwaliteitsindicatoren aan bij de IGJ. De inspectie verwerkt die tot het jaarlijkse overzichtsrapport over particuliere klinieken.
Mag de inspecteur patiëntdossiers inzien? Ja. De inspectie heeft op grond van de wet inzagerecht in dossiers, ook zonder toestemming van de patiënt.
Wat als ik het niet eens ben met het rapport? Je krijgt gelegenheid om te reageren op het conceptrapport, feitelijke onjuistheden te corrigeren en een zienswijze toe te voegen. Gebruik die ruimte, en onderbouw met documenten.
Kan ik een proefaudit laten doen? Ja. Een externe nulmeting op de acht thema's geeft binnen een dag een beeld van wat er ontbreekt, met de tijd om het nog te repareren.
Wil je weten wat een inspecteur bij jou zou aantreffen? Wij voeren een proefaudit uit op alle acht thema's, inclusief dossiersteekproef en rondgang, en leveren een verbeterplan met prioriteiten.