Algemene Voorwaarden

Versie 1.0 — van kracht per 25 augustus 2026
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90339053

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Opdrachtnemer: The Clinic Organizers, tevens handelend onder de naam Consultants en Co, gevestigd te Tilburg aan de Rijperkerkstraat 47 (5035 BR), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90339053.

Opdrachtgever: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die met Opdrachtnemer een overeenkomst aangaat of daartoe een offerte ontvangt.

Overeenkomst: iedere afspraak tussen partijen tot het verrichten van werkzaamheden, waaronder begrepen advies, projectbegeleiding, audits, het opstellen van documentatie, implementatiewerkzaamheden, opleiding, training en abonnementsdiensten.

Opdracht: de door Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst te verrichten werkzaamheden.

Documentatie: alle door Opdrachtnemer opgestelde of ter beschikking gestelde protocollen, procedures, handboeken, formulieren, sjablonen, checklists, rapportages, adviezen, presentaties, e-learningmateriaal en overige werken.

Partijen: Opdrachtnemer en Opdrachtgever gezamenlijk.

Schriftelijk: per brief of per e-mail, alsmede via een door Partijen gebruikt digitaal ondertekeningsplatform.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van Opdrachtnemer, alsmede op alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende rechtsbetrekkingen.
Deze voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten waarbij Opdrachtnemer derden inschakelt.
Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en zijn niet van toepassing, ook niet wanneer daar in correspondentie van Opdrachtgever naar wordt verwezen.
Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen en gelden alleen voor de betreffende Overeenkomst.
Is enige bepaling van deze voorwaarden nietig of wordt deze vernietigd, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om de betreffende bepaling te vervangen door een bepaling die de strekking daarvan zoveel mogelijk benadert.
Deze voorwaarden zijn opgesteld voor zakelijke dienstverlening. Opdrachtnemer contracteert niet met consumenten.

Artikel 3 — Offertes en totstandkoming

Alle offertes en aanbiedingen zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.
De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaardt, dan wel op het moment dat Opdrachtnemer met instemming van Opdrachtgever met de uitvoering aanvangt.
Offertes zijn gebaseerd op de informatie die Opdrachtgever bij de aanvraag heeft verstrekt. Blijkt die informatie onjuist of onvolledig, dan is Opdrachtnemer gerechtigd de offerte aan te passen.
Een samengestelde offerte verplicht Opdrachtnemer niet tot uitvoering van een gedeelte daarvan tegen een evenredig deel van de prijs.
Kennelijke vergissingen of verschrijvingen in een offerte binden Opdrachtnemer niet.

Artikel 4 — Aard van de dienstverlening

Alle Opdrachten worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis. Opdrachtnemer voert de Opdracht uit naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap.
Opdrachtnemer garandeert niet dat een bepaald resultaat wordt bereikt. In het bijzonder garandeert Opdrachtnemer niet dat een inspectiebezoek, toetsing, visitatie, keurmerkaanvraag, certificering, vergunningaanvraag of andere beoordeling door een toezichthouder, brancheorganisatie of certificerende instelling tot een positieve uitkomst leidt, noch dat een dergelijke instantie geen tekortkomingen vaststelt.
Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van de door hem verleende zorg en voor de naleving van de op hem rustende wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval de Wkkgz, de Wtza, de Wet BIG, de Geneesmiddelenwet, de Wet medische hulpmiddelen en de AVG. De dienstverlening van Opdrachtnemer ontslaat Opdrachtgever niet van deze verantwoordelijkheid en draagt deze niet over.
Door Opdrachtnemer opgestelde Documentatie is een concept totdat deze door of namens de medisch eindverantwoordelijke of het bestuur van Opdrachtgever is beoordeeld, geautoriseerd en vastgesteld. Autorisatie, implementatie, borging, scholing van medewerkers en periodieke evaluatie zijn de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
Opdrachtnemer verleent geen juridisch, fiscaal of medisch advies en oefent geen zorg uit in de zin van de Wkkgz. Voor advies op die terreinen dient Opdrachtgever zich te wenden tot een daartoe gekwalificeerde professional.
Adviezen, rapportages en Documentatie zijn gebaseerd op de wet- en regelgeving, richtlijnen en toetsingskaders zoals die golden op het moment van totstandkoming. Opdrachtnemer is niet gehouden reeds opgeleverde stukken naderhand aan te passen aan gewijzigde regelgeving, tenzij dit als doorlopende dienst is overeengekomen.

Artikel 5 — Uitvoering en inschakeling van derden

Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke personen de Opdracht wordt uitgevoerd, met inachtneming van de wensen van Opdrachtgever.
Opdrachtnemer is gerechtigd werkzaamheden te laten verrichten door derden. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW zijn uitdrukkelijk uitgesloten.
Opgegeven termijnen zijn indicatief en nimmer fatale termijnen, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen. Overschrijding geeft Opdrachtgever geen recht op ontbinding of schadevergoeding, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.
Werkzaamheden worden in beginsel op afstand verricht. Werkzaamheden op locatie vinden plaats op de overeengekomen data en tijdstippen.

Artikel 6 — Verplichtingen van Opdrachtgever

Opdrachtgever verstrekt tijdig, volledig en juist alle gegevens, documenten, toegangen en medewerking die Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Opdracht redelijkerwijs nodig heeft, en staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan.
Opdrachtgever wijst één contactpersoon aan die bevoegd is namens hem beslissingen te nemen.
Opdrachtgever draagt zorg voor een deugdelijke werkplek, toegang tot de benodigde systemen en de aanwezigheid van de betrokken medewerkers op afgesproken momenten.
Vertraging of extra werkzaamheden die voortvloeien uit het niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomen van deze verplichtingen komen voor rekening en risico van Opdrachtgever en kunnen op nacalculatiebasis in rekening worden gebracht.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden die verband houden met door Opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige informatie.

Artikel 7 — Wijzigingen en meerwerk

Wenst een van Partijen de Opdracht te wijzigen of uit te breiden, dan treden Partijen in overleg over de gevolgen voor planning en prijs.
Werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, gelden als meerwerk en worden op basis van nacalculatie tegen het geldende uurtarief in rekening gebracht.
Opdrachtnemer meldt meerwerk vooraf, tenzij dit door omstandigheden redelijkerwijs niet mogelijk is. Het niet vooraf melden ontneemt Opdrachtnemer niet het recht op vergoeding, mits Opdrachtgever had moeten begrijpen dat de werkzaamheden buiten de scope vielen.

Artikel 8 — Tarieven, facturering en betaling

Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw en overige heffingen van overheidswege, tenzij anders vermeld.
Reistijd en reiskosten voor werkzaamheden op locatie worden afzonderlijk in rekening gebracht conform de in de offerte opgenomen tarieven. Verblijfskosten worden op basis van werkelijke kosten doorbelast.
Opdrachtnemer is gerechtigd de tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren. Voor lopende Opdrachten met een looptijd korter dan twaalf maanden geldt het bij aanvang overeengekomen tarief.
Facturering vindt plaats bij aanvang, per maand, per fase of na afronding, zoals in de offerte bepaald. Opdrachtnemer is gerechtigd een voorschot te verlangen alvorens met de werkzaamheden aan te vangen.
De betalingstermijn bedraagt veertien dagen na factuurdatum. Deze termijn geldt als fatale termijn.
Opdrachtgever is niet gerechtigd tot opschorting, korting of verrekening.
Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat ingebrekestelling is vereist. Opdrachtgever is vanaf dat moment de wettelijke handelsrente ex artikel 6:119a BW verschuldigd, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten met een minimum van € 75,00.
Opdrachtnemer is bij verzuim bevoegd de uitvoering van de Opdracht op te schorten en de toegang tot digitale omgevingen en Documentatie te blokkeren, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.
Bezwaren tegen een factuur dienen binnen veertien dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld. Daarna geldt de factuur als aanvaard. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 9 — Duur, abonnementen en opzegging

Een Opdracht voor een afgebakend project eindigt door voltooiing daarvan.
Overeenkomsten voor doorlopende dienstverlening en abonnementen, waaronder toegang tot de online leer- en communityomgeving, worden aangegaan voor de overeengekomen looptijd en worden bij gebreke van tijdige opzegging telkens stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode, met een maximum van twaalf maanden per verlenging.
Opzegging geschiedt schriftelijk met inachtneming van een opzegtermijn van één maand tegen het einde van de lopende periode.
Reeds betaalde abonnementsgelden worden bij tussentijdse beëindiging niet gerestitueerd.
Een Overeenkomst voor onbepaalde tijd zonder abonnementskarakter kan door beide Partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Opdrachtnemer is in dat geval gerechtigd de tot dan verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten in rekening te brengen.
Opdrachtnemer is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden of op te schorten indien Opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, zijn onderneming staakt, of indien voortzetting van de samenwerking in redelijkheid niet van Opdrachtnemer kan worden gevergd. Alle vorderingen zijn alsdan onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 10 — Annulering en verplaatsing

Geplande werkzaamheden op locatie, trainingen, opleidingsdagen en audits kunnen door Opdrachtgever kosteloos worden geannuleerd of verplaatst tot veertien dagen vóór de geplande datum.
Bij annulering of verplaatsing tussen veertien en zeven dagen vóór de geplande datum is vijftig procent van het overeengekomen tarief verschuldigd.
Bij annulering of verplaatsing binnen zeven dagen vóór de geplande datum, of bij afwezigheid zonder bericht, is het volledige tarief verschuldigd.
Reeds gemaakte kosten voor reis, verblijf of materiaal worden in alle gevallen doorbelast.
Opdrachtnemer is gerechtigd een geplande activiteit te verplaatsen bij onvoldoende deelname, ziekte of overmacht. Opdrachtnemer biedt in dat geval een alternatieve datum aan; komen Partijen daar niet uit, dan wordt het betreffende bedrag gerestitueerd.

Artikel 11 — Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op Documentatie, methodieken, modellen, sjablonen, software, opleidingsmateriaal en overige werken die door Opdrachtnemer zijn ontwikkeld of ter beschikking gesteld, berusten uitsluitend bij Opdrachtnemer, ongeacht of daarvoor een vergoeding in rekening is gebracht.
Opdrachtgever verkrijgt na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht om de Documentatie te gebruiken binnen de eigen organisatie en voor de eigen zorgverlening, voor de duur waarvoor deze is verstrekt.
Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk niet toegestaan Documentatie te verveelvoudigen, openbaar te maken, te verkopen, te verhuren, in licentie te geven of anderszins ter beschikking te stellen aan derden, waaronder andere klinieken, franchisenemers, samenwerkingspartners of adviesbureaus, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer. Verstrekking aan een toezichthouder, certificerende instelling, verzekeraar of accountant in het kader van een toetsing is wel toegestaan.
Opdrachtnemer is gerechtigd de bij de uitvoering van de Opdracht opgedane kennis, ervaring en algemene werkwijzen voor andere doeleinden te gebruiken, mits daarbij geen vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever wordt gedeeld.
Bij overtreding van lid 3 verbeurt Opdrachtgever een direct opeisbare boete van € 10.000,00 per overtreding, vermeerderd met € 500,00 voor iedere dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van Opdrachtnemer op volledige schadevergoeding en nakoming.
Opdrachtnemer is gerechtigd de naam en het logo van Opdrachtgever te vermelden als referentie, tenzij Opdrachtgever daartegen schriftelijk bezwaar maakt.

Artikel 12 — Geheimhouding

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar verkrijgen, en leggen deze verplichting ook op aan door hen ingeschakelde derden en medewerkers.
Informatie geldt als vertrouwelijk wanneer dit door de andere partij is meegedeeld of wanneer dit uit de aard van de informatie voortvloeit. Bedrijfsgegevens, patiëntgegevens, personeelsgegevens, incidentmeldingen, calamiteitenrapportages, klachtdossiers, tarieven en auditbevindingen gelden in ieder geval als vertrouwelijk.
De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die reeds openbaar is, of voor zover openbaarmaking voortvloeit uit een wettelijke verplichting of een rechterlijk bevel. In dat laatste geval informeert de betrokken partij de andere partij vooraf, voor zover dat is toegestaan.
Deze verplichting blijft van kracht na beëindiging van de Overeenkomst.

Artikel 13 — Verwerking van persoonsgegevens

Partijen houden zich bij de uitvoering van de Overeenkomst aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG.
Voor zover Opdrachtnemer in het kader van de Opdracht persoonsgegevens verwerkt waarvoor Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is — waaronder gegevens over de gezondheid van patiënten — treedt Opdrachtnemer op als verwerker. Partijen sluiten daartoe vóór aanvang van de werkzaamheden een verwerkersovereenkomst.
Opdrachtgever staat ervoor in dat hij bevoegd is de betreffende gegevens aan Opdrachtnemer te verstrekken en dat daarvoor een geldige grondslag bestaat, waaronder waar vereist de doorbreking van het medisch beroepsgeheim. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden op dit punt.
Opdrachtgever verstrekt persoonsgegevens uitsluitend via de door Opdrachtnemer aangewezen beveiligde kanalen. Verstrekking van bijzondere persoonsgegevens per onbeveiligde e-mail is niet toegestaan.
Waar mogelijk verwerkt Opdrachtnemer gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

Artikel 14 — Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst.
De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis, beperkt tot het bedrag dat in het kader van de betreffende Opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis is gefactureerd, exclusief btw, met een maximum van € 25.000,00.
Indien en voor zover de beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtnemer in het betreffende geval uitkeert, is de aansprakelijkheid beperkt tot het door de verzekeraar uitgekeerde bedrag, vermeerderd met het eigen risico.
Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie, en kosten of gevolgen van maatregelen, aanwijzingen, boetes of lasten opgelegd door een toezichthouder of certificerende instelling.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie van Opdrachtgever, van keuzes die Opdrachtgever maakt in afwijking van het advies, of van het niet, onjuist of onvolledig implementeren van de Documentatie binnen de organisatie van Opdrachtgever.
De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.
Iedere aanspraak vervalt door het enkele verloop van twaalf maanden na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met de schade en met Opdrachtnemer als aansprakelijke partij.
De beperkingen van dit artikel gelden mede ten behoeve van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden en van personen die voor Opdrachtnemer werkzaam zijn.

Artikel 15 — Klachten

Klachten over de uitvoering van de Opdracht dienen binnen veertien dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen dertig dagen na afronding van de betreffende werkzaamheden, schriftelijk en voldoende gemotiveerd te worden gemeld.
Een tijdig gemelde en gegronde klacht geeft Opdrachtnemer het recht de werkzaamheden binnen een redelijke termijn te herstellen of opnieuw uit te voeren. Slaagt herstel niet, dan is de aansprakelijkheid beperkt overeenkomstig artikel 14.
Bij overschrijding van de in lid 1 genoemde termijnen vervalt iedere aanspraak.

Artikel 16 — Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil en het toedoen van Opdrachtnemer waardoor nakoming redelijkerwijs niet kan worden gevergd, waaronder in ieder geval: ziekte of uitval van de uitvoerend adviseur, storingen in telecommunicatie- of internetvoorzieningen, uitval van software of hosting van derden, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, epidemieën, brand, en tekortkomingen van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden.
Gedurende overmacht worden de verplichtingen van Opdrachtnemer opgeschort. Duurt de overmachtssituatie langer dan zestig dagen, dan zijn beide Partijen gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.
Reeds verrichte werkzaamheden worden in dat geval naar rato in rekening gebracht.

Artikel 17 — Overname van personeel

Het is Opdrachtgever niet toegestaan gedurende de looptijd van de Overeenkomst en gedurende twaalf maanden daarna medewerkers of door Opdrachtnemer ingeschakelde zelfstandigen in dienst te nemen of anderszins voor zich te laten werken, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer.
Bij overtreding verbeurt Opdrachtgever een direct opeisbare boete van € 15.000,00 per overtreding, onverminderd het recht op volledige schadevergoeding.

Artikel 18 — Wijziging van de voorwaarden

Opdrachtnemer is gerechtigd deze voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen treden in werking dertig dagen na bekendmaking aan Opdrachtgever.
Betreft het een Overeenkomst met een looptijd langer dan drie maanden en is de wijziging voor Opdrachtgever wezenlijk nadelig, dan is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst binnen dertig dagen na bekendmaking schriftelijk op te zeggen tegen de datum van inwerkingtreding.

Artikel 19 — Toepasselijk recht en geschillen

Op alle rechtsbetrekkingen tussen Partijen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, ook wanneer de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk buiten Nederland worden verricht.
Partijen zullen zich eerst tot het uiterste inspannen een geschil in onderling overleg op te lossen.
Leidt overleg niet tot een oplossing, dan worden geschillen bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, onverminderd het recht van Opdrachtnemer om het geschil aanhangig te maken bij de rechter die zonder deze bepaling bevoegd zou zijn.
Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.
Bij verschil tussen de Nederlandse tekst van deze voorwaarden en een vertaling daarvan, prevaleert de Nederlandse tekst.

The Clinic Organizers
Rijperkerkstraat 47, 5035 BR Tilburg
KVK 90339053
Btw NL865282778B01 ·
[email protected] ·
IBAN NL50 BUNQ 2099 8177 23