Privacybeleid

Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 25 augustus 2026

1. Wie wij zijn

The Clinic Organizers, tevens handelend onder de naam Consultants en Co, is een adviesbureau op het gebied van kwaliteitsmanagement en compliance voor particuliere klinieken in Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens — niet alleen omdat de wet dat voorschrijft, maar omdat wij dagelijks met onze opdrachtgevers werken aan zorgvuldige informatiebeveiliging in de zorg.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten u heeft.

Contact- en bedrijfsgegevens

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld; wij zijn daartoe niet verplicht. Voor alle privacyvragen kunt u terecht bij bovenstaand e-mailadres.

2. Twee verschillende rollen

Voor een goed begrip van dit beleid is het belangrijk onderscheid te maken tussen twee rollen die wij vervullen.

a. Verwerkingsverantwoordelijke. Voor onze eigen bedrijfsvoering bepalen wij zelf doel en middelen van de verwerking. Dit betreft bijvoorbeeld de gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers, websitebezoekers, deelnemers aan onze opleidingen en community, sollicitanten en leveranciers. Op deze verwerkingen ziet dit privacybeleid.

b. Verwerker. In het kader van onze dienstverlening — denk aan dossieraudits, implementatie en inrichting van een elektronisch patiëntendossier, of ondersteuning bij een IGJ-traject — krijgen wij toegang tot persoonsgegevens van patiënten en medewerkers van onze opdrachtgevers, waaronder gezondheidsgegevens. Wij bepalen daarbij zelf niet welke gegevens worden verwerkt of waarom. De kliniek is en blijft verwerkingsverantwoordelijke; wij handelen uitsluitend in opdracht en volgens instructie.

Voor die tweede categorie sluiten wij vóór aanvang van de werkzaamheden altijd een verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever, waarin afspraken zijn vastgelegd over onder meer instructiebevoegdheid, beveiliging, geheimhouding, inschakeling van subverwerkers, meldplicht bij datalekken, medewerking bij verzoeken van betrokkenen en verwijdering van gegevens na afloop.

Bent u patiënt van een kliniek waarmee wij samenwerken? Dan is dit privacybeleid niet het document dat u zoekt. Wend u tot de kliniek waar u onder behandeling bent of bent geweest: die is verantwoordelijk voor uw gegevens en behandelt uw verzoeken. Wij zullen een verzoek dat ons rechtstreeks bereikt niet zelfstandig afhandelen, maar doorgeleiden naar de betreffende kliniek.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Contactpersonen bij opdrachtgevers en prospects

Naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, naam en gegevens van de kliniek, correspondentie, offertes en overeenkomsten, urenregistratie, factuur- en betaalgegevens.

3.2 Deelnemers aan opleidingen, trainingen en onze online leeromgeving

Naam, e-mailadres, werkgever/kliniek, functie en BIG-registratie voor zover relevant voor accreditatie of certificering, inlog- en voortgangsgegevens, behaalde resultaten en certificaten, bijdragen die u zelf plaatst binnen de community.

3.3 Websitebezoekers

IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's en tijdstippen, en de gegevens die u zelf invult in een contact- of aanmeldformulier.

3.4 Abonnees van onze nieuwsbrief

Naam, e-mailadres, en gegevens over openen en aanklikken van de nieuwsbrief.

3.5 Sollicitanten

Naam, contactgegevens, cv, motivatie, opleidings- en arbeidsverleden, en gespreksverslagen.

3.6 Leveranciers en samenwerkingspartners

Naam en contactgegevens van contactpersonen, contractuele en financiële gegevens.

Wij verwerken in onze rol van verwerkingsverantwoordelijke geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, en vragen u die ook niet aan ons te verstrekken. Gezondheidsgegevens die wij tegenkomen in de uitvoering van een opdracht vallen onder de verwerkersrol beschreven in artikel 2.

4. Doeleinden en grondslagen

Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, hebben wij een afweging gemaakt tussen dat belang en uw privacy. U kunt tegen zo'n verwerking bezwaar maken (zie artikel 10).

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

Persoonsgegevens die wij als verwerker verwerken, bewaren wij uitsluitend zolang dat voor de opdracht noodzakelijk is. Na afronding worden deze verwijderd of aan de opdrachtgever geretourneerd, conform de verwerkersovereenkomst.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Wel schakelen wij dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Het gaat onder meer om:

• aanbieders van e-mail-, kantoor- en opslagsoftware;
• de aanbieder van onze online leer- en communityomgeving;
• de leverancier van de boekhoud- en facturatiesoftware;
• onze accountant of boekhouder;
• de hostingpartij van onze website;
• onze nieuwsbriefsoftware.

Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze adviseurs of aan bevoegde instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of dat noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten.

Als wij bij de uitvoering van een opdracht een subverwerker willen inschakelen, doen wij dat uitsluitend met voorafgaande toestemming van de opdrachtgever, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de EER

Onze gegevensverwerking vindt in beginsel plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Wij werken ook voor opdrachtgevers in het Verenigd Koninkrijk. De Europese Commissie heeft voor het Verenigd Koninkrijk een adequaatheidsbesluit genomen, waardoor doorgifte daarheen is toegestaan zonder aanvullende maatregelen.

Wanneer een van onze leveranciers gegevens verwerkt buiten de EER en er geen adequaatheidsbesluit geldt, doen wij dat uitsluitend op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

• versleutelde opslag en versleuteld transport van gegevens;
• tweefactorauthenticatie op accounts waarin persoonsgegevens toegankelijk zijn;
• toegang op basis van noodzaak, met periodieke controle van autorisaties;
• geheimhoudingsverplichtingen voor iedereen die namens ons werkt, ook voor ingeschakelde derden;
• veilige uitwisseling van dossiers en documenten, waarbij wij het versturen van patiëntgegevens per gewone e-mail uitdrukkelijk vermijden;
• back-ups en een procedure voor herstel na incidenten;
• periodieke evaluatie van onze maatregelen.

9. Datalekken

Wij hanteren een interne procedure voor het signaleren en afhandelen van beveiligingsincidenten. Een datalek dat ons als verwerkingsverantwoordelijke betreft, melden wij binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer daar aanleiding voor is, en informeren wij betrokkenen als het lek een hoog risico voor hun rechten en vrijheden meebrengt.

Constateren wij een datalek in gegevens die wij als verwerker onder ons hebben, dan melden wij dat onverwijld — en in ieder geval binnen 24 uur na ontdekking — bij de betreffende opdrachtgever. De opdrachtgever beoordeelt vervolgens of melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen nodig is; wij verlenen daarbij alle redelijke medewerking.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden:

• Functionele en noodzakelijke cookies — nodig om de website te laten werken. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies — om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en deze te verbeteren.
• Marketing- en trackingcookies — voor het meten en afstemmen van advertenties en campagnes.

Voor analytische cookies die niet privacyvriendelijk zijn ingesteld en voor alle marketingcookies vragen wij vooraf uw toestemming via de cookiebanner. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de instellingen op onze website, en cookies daarnaast verwijderen via uw browser.

11. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• rectificatie te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering te vragen van uw gegevens ("recht op vergetelheid");
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• overdraagbaarheid te vragen van gegevens die u ons heeft verstrekt;
• gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Een verzoek kunt u sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex of omvangrijk verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan tijdig weten. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren op een manier die zelf niet meer gegevens prijsgeeft dan nodig.

Aan de behandeling van een verzoek zijn geen kosten verbonden, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

12. Klachten

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten — wij lossen het graag samen op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, de gebruikte software of de wet- en regelgeving wijzigt. De actuele versie staat altijd op www.theclinicorganizers.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze opdrachtgevers en abonnees actief.

---

The Clinic Organizers · Rijperkerkstraat 47, 5035 BR Tilburg · KVK 90339053 · [email protected]